STEP LOGIC в обзоре «Современный офис: цифровой, экологичный, стильный»

Развитие высоких технологий отражается на всех сферах ведения бизнеса. Меняются бизнес-процессы, ритм работы, приоритетные задачи. Каким должно быть рабочее пространство, чтоб соответствовать всем этим изменениям? Никита Кочергин, директор департамента унифицированных коммуникаций и контакт-центров STEP LOGIC, ответил на вопросы издания ICT-Online о том, что такое современный офис, какие параметры делают его таковым и какие новые возможности получают его сотрудники.

Никита Кочергин, директор департамента унифицированных коммуникаций и контакт-центров STEP LOGIC

- Чем, по вашим наблюдениям, принципиально отличаются лучшие образцы сегодняшних офисов от тех, что были еще несколько лет назад? Какие тут есть тенденции? Откуда они появляются (ориентируясь на новые технологии, на заданные штаб-квартирами стандарты, своего рода моду и престиж и т.д.).

С моей точки зрения, современный офис – это цифровой офис, в котором сотрудники не привязаны к своим рабочим местам и могут работать там, где им удобно. Такой офис адаптируется под любые изменения в компании, включая численность сотрудников, а также под постоянно меняющиеся бизнес-процессы. Таким образом становится невозможной ситуация, когда на отдел из 10 человек выделяется комната, которая при его росте или сокращении перестает соответствовать предъявляемым требованиям. И начинаются сложности с организацией переезда подразделения в подходящее помещение.

- Обязательно ли для современного офиса располагаться в современном здании? Какие инженерные системы необходимы, ИТ-инфраструктура, средства безопасности и ИБ?

Конечно же, современное здание дает больше возможностей для того, чтобы построить передовой цифровой офис с возможностями трансформации. Однако надо признать, что новизна сооружения не играет критической роли, если, конечно, это не памятник архитектуры, в котором невозможно проложить кабельную инфраструктуру, установить специализированное оборудование и т.д.

Каждому цифровому офису потребуется современная ИТ- и инженерная инфраструктура, поскольку она является его фундаментом. Средства безопасности же необходимы для любого офиса, не только современного, поскольку угроза, информационная и физическая, постоянно растет и требует новых мер защиты.

- Что представляет собой "начинка" современного офиса - оборудование, мультимедиа-оснащение, офисные коммуникационные платформы, автоматизация HR-процессов и т.д.? Как все это меняет работу офисных сотрудников?

«Начинка» современного офиса – это, в первую очередь, новейшее интеллектуальное оборудование и коммуникационные платформы, которые подстраиваются под бизнес-процессы. То есть не офис и инфраструктура определяет, как мы работаем, а мы и наш рабочий функционал определяют инфраструктуру офиса. Например, есть системы интеллектуального освещения, которые в зависимости от наличия сотрудников в помещении автоматически включают или выключают свет. То же самое происходит с климатическим оборудованием: мы можем настроить нужную температуру в помещении или задать единый температурный режим во всем офисе. Интеллектуальные системы позволяют это отслеживать на основе Wi-Fi аналитики и на основе интеграции с корпоративными информационными системами. Такие технологии позволяют в случае с переговорной комнатой узнать, проходит ли там встреча или нет, заблаговременно создать необходимые климатические условия в зависимости от количества участников собрания, установить сеанс видео-конференц-связи, если предполагается провести совещание с удаленными офисами. Сотрудникам достаточно пройти в помещение и сразу начать общение, не отвлекаясь на технические вопросы. После окончания мероприятия такие системы переведут климатическое оборудование в другой режим, выключат освещение и т.д. Повторюсь, «начинка» офиса должна быть интеллектуальной.

- Современные средства внешних контактов - какие они?

Основная тенденция последних лет – стационарные телефоны вытесняются средствами унифицированных коммуникаций, которые установлены на мобильных устройствах, ноутбуках, ПК. Как следствие – сотрудники все меньше привязаны к своим рабочим местам.

Еще одним весомым трендом стала видеосвязь, которая широко применяется не только в бизнес-коммуникациях, но и в нашей повседневной жизни. ВКС из экзотического и достаточно дорогостоящего средства общения превратилась в стандартный бизнес-инструмент и стала стандартом для современных внешних и внутренних коммуникаций. Кроме того, на рынке появилось множество бюджетных систем ВКС, так называемых решений all-in-one для небольших переговорных комнат и даже open-space пространств или коворкингов, всего за 1000 долларов. Естественно, выбор того или иного решения зависит от бизнес-задач, от размера помещения, но в принципе такие недорогие продукты сегодня становятся массовыми, делая видеокоммуникации доступными, повсеместными и расширяя рамки наших привычных офисных пространств.

- "Умные" решения для офисов - что уже вошло в обиход, что набирает популярность?

Безусловно, «умные» решения уже стали неким трендом в нашей жизни, в том числе и при оснащении офисов. Компании, которые задумываются об эффективности использования офисного пространства, рабочего времени сотрудников, об экологии, внедряют различные интеллектуальные решения: климатические системы, «умное» освещение, проводные и беспроводные программно-определяемые сети передачи данных и т.д.

Если говорить о решениях, ставших уже классическими, то, это, например, единая система управления, которая «увязывает» и мультимедийное оборудование в переговорных комнатах, и системы управления климатом и освещением, и систему бронирования переговорных. Эти решения позволяют тратить значительно меньше времени на организацию встреч, а также оценивать, как используются переговорные комнаты, достаточно ли их в компании.

- Какие компании наиболее тщательно следят за тенденциями обустройства офисов (и что их роднит - отрасль, регион, число сотрудников и т.д.)? Как часто в таких компаниях могут происходить процессы преобразования, введения новых технологий? Какие отделы, как правило, их инициируют?

В первую очередь, это компании, которые ориентированы на эффективность. Речь идет и об использовании ресурсов, и о работе персонала и т.д. Как правило, такие организации уделяют достаточно много внимания развитию и нематериальной мотивации сотрудников. Во-вторых, это растущие компании с хорошим стратегическим планированием. Они понимают, что сегодня у них в офисе условно 100 сотрудников, но через два года их будет уже 500. Естественно, им нужен современный цифровой офис, который легко подстроится под эти изменения. Ну и в-третьих, это организации, которые заботятся о своем позитивном имидже.

К любым нововведениям нужно подходить стратегически: необходимо четкое планирование, а также понимание, какую именно ценность для компании принесет та или иная технология. Инициировать такие преобразования могут топ-менеджмент, HR-отдел, маркетинг, ну и конечно же ИТ-служба, которая видит современные тенденции и подсказывает компании, какими средствами можно обеспечить ту самую эффективность. А сами улучшения и изменения должны происходить постоянно.

- Резюмируя, назовите ТОП-10 признаков действительно "продвинутого" офиса. Приведите конкретный пример такого офиса (называя его обладателя или указывая масштаб, место расположения, отрасль), если Ваша компания имела отношение к его оснащению, то укажите это, расскажите про проект.

В моем чек-листе современных и продвинутых офисов можно выделить следующие 10 признаков:

• интеллектуальность
• взаимоувязка всех инженерных и ИТ-систем в единой цифровой среде
• возможность трансформации
• экологичность
• удобство и эффективность использования
• наличие в офисе мест для отдыха и мест для совместной работы
• современный дизайн
• безопасность
• интеграция в современную городскую инфраструктуру
• удобство общей инфраструктуры здания, в котором расположен офис: наличие локаций для работы и отдыха, что позволяет поддерживать на должном уровне work-life balance сотрудников.

За последние годы STEP LOGIC создал интеллектуальную инфраструктуру для нескольких офисов одной из крупнейших финансово-кредитных организаций России. В рамках очередного проекта перед нами стояла нестандартная задача – создать технологический фундамент для ежедневной бесперебойной работы agile-офиса, предназначенного для более чем 11 000 сотрудников. Проект охватил 17 этажей и почти 200000 кв. метров. Офис в стиле agile – это «умное» пространство, обеспечивающее сотрудникам комфортные условия работы и эффективную коммуникативную среду благодаря разнообразию зон для всех видов деятельности. Офисное пространство нового типа становится прерогативой современных организаций, ориентированных на инновации, гибкость и эффективность. В рамках проекта создано более 400 переговорных комнат, несколько зон для совместной работы на 200+ человек, удобные рабочие места, пространства для отдыха и неформального общения, коворкинга и др.

- Какие еще новые, возможно, кажущиеся сейчас фантастическими, технологии могут прийти в офисы в ближайшем будущем?

Наверное, самое фантастическое, что можно предположить, это то, что офисы в их классическом понимании исчезнут. Мы просто будем надевать VR-очки и погружаться в пространство, в котором нам нужно оказаться на данный момент: в виртуальную переговорную, кабинет руководителя, на производство и т.д.

Еще одна идея из разряда фантастики – голографический ресепшн, где вместо человека нас будет встречать виртуальный ассистент – проецированный образ, который с помощью технологий искусственного интеллекта обработает наш запрос и запустит дальнейший бизнес-процесс.

Но пока еще офисы будут существовать в привычном для нас виде, логично было бы предположить широкое распространение систем биометрической идентификации как сотрудников, так и посетителей. Например, для организации деловой встречи можно отправить паспортные данные через чат-бот организации, и на ресепшн не нужно будет получать пропуск, система распознает вас по лицу и пропустит в здание. При этом во всем процессе от заказа пропуска до входа в здание не будет участвовать ни один сотрудник.

Источник: ICT-Online